Broodje fixed-price op een bedje van meerwerk met scrumsaus
Prijsvarianten-in-webontwikkeling
share

In dit artikel belicht ik diverse soorten prijsafspraken tussen webbureau en opdrachtgever. Ik benoem achterliggende gedachtes en mogelijke risico’s voor beide partijen. Doel hiervan is om opdrachtgevers voorkennis te geven om betere keuzes te kunnen maken. 

Vroeger kostte een website 150.000 gulden

Het handjevol webbureaus dat bestond aan het begin van dit millennium kon voor een website vragen wat ze wilden. Prijzen van 150.000 gulden voor wat we nu zien als eenvoudige website waren doodnormaal. Althans, zo doen de oude rotten in het vak ons enigszins weemoedig geloven. In die tijd waren programmeertalen nog veel complexer en hardware veel duurder (ik weet nog dat mijn nieuwe mp3 speler met 128MB opslagruimte in plaats van 64MB een enorme verbetering was). Door de jaren heen zijn programmeertalen laagdrempeliger geworden om te leren en hardware goedkoper om aan te schaffen. Dit heeft de drempel om als webbouwer te starten vrijwel volledig weggenomen en het aantal freelancers en webbureaus is dan ook geëxplodeerd de afgelopen 10 jaar. Meer aanbod betekent lagere prijzen en verschuiving van de macht richting de opdrachtgevers, dit is precies wat er gebeurd is.

Deze verschuiving heeft nadelen. Doordat er zoveel aanbod is komt het in de praktijk veel te vaak voor dat opdrachtgevers een website of webapplicatie voor enkele duizenden euro’s laten maken en vervolgens heel erg teleurgesteld zijn met de mogelijkheden én de kosten voor onderhoud en uitbreiding. Volgens mij begint een wederzijds tevreden relatie met het hebben van de juiste verwachtingen én het maken van bijpassende afspraken. Pricing en scoping van een project zijn daarin heel belangrijk.

Prijsvarianten voor webontwikkeling

Welke prijsafspraken worden zoal gemaakt in de webontwikkeling branche, en wat zijn de gevolgen voor beide partijen?

Fixed-price

Wanneer wordt hiervoor gekozen?
Bij projecten die aan een aantal criteria voldoen:

  1. Het einddoel van de opdracht is heel duidelijk. Er is geen behoefte aan een MVP.
  2. Het verloop is goed te voorspellen
  3. Het bureau heeft veel ervaring met zeer vergelijkbare opdrachten
  4. De opdracht is goed af te kaderen (wat valt er wel en niet onder)

Een voorbeeld hiervan zijn relatief eenvoudige websites zonder complexe functies.

De positie van het webbureau
We weten vooraf ongeveer wat we gaan verdienen, door slimmer te gaan werken kunnen we op onderdelen tijd besparen. Daarnaast nemen we het risico dat we extra uren moeten investeren om tot het vooraf gedefinieerde eindproduct te komen.

Waar moet het bureau aan denken
Voor het bureau zijn een aantal zaken belangrijk:

  1. Waar zitten de valkuilen zodat we daar heldere afspraken over kunnen maken. Dat garandeert voorspelbaarheid, iets dat nodig is om binnen de uren te blijven.
  2. Risico-marge: de ene opdrachtgever is de andere niet, hoe ga je om met onvoorziene zaken in de praktijk?
  3. Volgorde van werken: ga je door naar een volgende deeltaak zonder definitieve goedkeuring te hebben op de vorige deeltaak kan het zijn dat je uren voor niets aan het inzetten bent.
  4. Gewenste uitbreiding: zodra je met een project aan de gang gaat komen er altijd extra wensen vanuit de opdrachtgever. Vaak valt het niet binnen de originele scope (die stond immers vast) en is het meerwerk. Hoe ga je daarmee om?

De positie van de opdrachtgever
We willen geen risico lopen op (forse) budgetoverschrijding en nemen in ruil daarvoor strakke afspraken in het proces én mogelijke concessies als iets niet binnen de scope valt voor lief.

Waar moet opdrachtgever aan denken?
Voor de opdrachtgever zijn ook een aantal zaken belangrijk:

  1. Als iets niet binnen de scope valt dan moet daar extra voor betaald worden. Indien daar geen budget voor is kan dat frustratie veroorzaken. Stel bijvoorbeeld de vraag ‘wat is de top 5 van zaken waar vaak extra voor betaald wordt door andere klanten?’. Op die manier krijg je meer realistische verwachtingen.
  2. Ook al is de scope nog zo duidelijk gedefinieerd, de praktijk gooit altijd roet in het eten. Houdt daarom rekening met minimaal 5 tot 10% extra budget voordat het project is afgerond.
  3. Scherp zijn op inzet van uren, bijvoorbeeld in feedbackrondes. Opdrachtgevers zijn vaak scherper wanneer er op uurbasis gewerkt wordt. Terwijl binnen een fixed-price overeenkomst bijvoorbeeld vaak met twee feedbackrondes gewerkt wordt. Blijf hier -ondanks de vaste prijs- scherp op, anders sluipt er snel frustratie in de samenwerking.
  4. Zorg dat je goed op de hoogte bent van wanneer je als opdrachtgever een deeloplevering kunt verwachten. Bij elk soort opdracht en elk bureau wordt het project anders opgeknipt, zorg dat je hier inzicht in hebt, zodat je op de hoogte blijft van de voortgang.

Varianten op fixed-price

We zien steeds meer hybride vormen tussen ‘uurtje factuurtje’ en volledig fixed-price ontstaan. De twee meestvoorkomende varianten:

Fixed-price met een vooronderzoek
Wanneer de opdrachtgever haar risico op budgetoverschrijding wil uitsluiten, maar de opdracht moeilijker te scopen is en de wensen iets minder duidelijk zijn, dan wordt vaak voor een vooronderzoek gekozen. Afhankelijk van de grootte van de opdracht wordt vaak 8 tot 40 uur gerekend om samen met de opdrachtgever na te denken over:

  1. Wat is het precieze einddoel
  2. Welke functies moeten er komen
  3. Waar zitten de valkuilen
  4. Hoe richten we het proces in
  5. Waarvan zijn we afhankelijk (externe systemen of partners)

Er moet veel ervaring zijn bij het webbureau, omdat uiteindelijk alsnog een fixed-price gevraagd wordt. Omdat het bij dit soort opdrachten altijd om complexere projecten gaat, doet opdrachtgever er goed aan zich te realiseren dat hier met een grotere risico-marge gewerkt wordt. In de helft van de gevallen ben je als opdrachtgever goedkoper uit met een variabele variant, omdat je niet voor de risico-uren betaalt. De fixed-price met vooronderzoek zien we vaak terug bij nieuwe samenwerkingen. Er moet vermeld worden dat deze variant niet altijd mogelijk is: als na het vooronderzoek blijkt dat er nog steeds heel veel onbekende factoren in het project zitten zal het webbureau geen fixed-price af kunnen geven op basis van het vooronderzoek.

Fixed-price met variabele componenten
Deze variant is geschikt voor dezelfde projecten als de variant met vooronderzoek. Wat verschilt is het type samenwerking. Wanneer er meer vertrouwen is in het bureau in kwestie, bijvoorbeeld omdat de samenwerking al jaren loopt, zien we deze variant terug. Het projectdeel dat aan alle voorwaarden voor een fixed-price project voldoet wordt op die manier gecontracteerd. Het werk dat niet aan die voorwaarden voldoet wordt op uurbasis afgerekend. Uiteraard is ook hierin een goed plan belangrijk en moeten heldere afspraken gemaakt worden over de inzet van uren, feedbackmomenten en andere betrokkenheid van opdrachtgever. Verloopt de samenwerking goed, dan is opdrachtgever goedkoper uit met deze variant. De reden daarvoor is dat in een goede samenwerking het proces soepel verloopt, beide partijen vervullen hun rol, bij de klant speelt geen interne politiek die het project tegenwerkt en bij het bureau wordt netjes volgens planning gewerkt. De uren die in een fixed-price strategie worden begroot om tegenvallers in de samenwerking op te vangen (die zijn er verrassend vaak) zijn in zo’n geval niet nodig, en worden dus ook niet in rekening gebracht bij de opdrachtgever.

Werken in sprints (scrum)

Wanneer wordt hiervoor gekozen?
Bij projecten die aan een of meerdere aantal criteria voldoen:

  1. Het is niet duidelijk welke functies er precies bedacht en ontwikkeld moeten worden, dit hangt vooral af van de reactie van gebruikers;
  2. Het is onbekend of het idee überhaupt wel opgepikt wordt door de markt, er moet dus een MVP komen om het idee te valideren;
  3. Een bestaand systeem moet als basis genomen worden;
  4. Er is sprake van veel complexiteit, bijvoorbeeld in doelgroepen, informatiestructuren of hoeveelheid data;
  5. Er zijn (grote) afhankelijkheden van externe systemen of samenwerkingspartners;
  6. Het is zo’n specifiek project dat geen enkel bureau 1-op-1 ervaring heeft met een vergelijkbaar project.

Een voorbeeld hiervan zijn websites met veel functionaliteit en koppelingen met backoffice systemen. Een ander voorbeeld is het ontwikkelen van een backoffice systeem dat klaar is om gekoppeld te worden met andere interne systemen.

De positie van het webbureau
We weten dat we de ervaring en de vaardigheden in huis hebben om de klant te adviseren en dit project te begeleiden en realiseren. Net als de klant hebben we momenteel te weinig zicht op de totale hoeveelheid werk. Daarom betaalt de klant ons in sprints van bijvoorbeeld twee weken. Elke twee weken gaan we samen bekijken wat we gerealiseerd hebben en wat we in de komende twee weken gaan doen. Door vroeg in het proces ons specialisme te bewijzen winnen we het vertrouwen dat we de samenwerking en onze eigen reputatie niet willen riskeren door te veel uren in rekening te brengen.

Waar moet het bureau aan denken
Voor het bureau zijn een aantal zaken belangrijk:

  1. Er is altijd een risico dat de klant vindt dat er te veel uren in rekening gebracht worden, we moeten per klant bekijken welke behoefte ze hebben aan bijvoorbeeld actief betrokken worden. Hoe actiever, hoe beter hun verwachtingen gemanaged worden maar hoe meer uren ook op gaan aan niet-inhoudelijk werk;
  2. We moeten de klant goed uitleggen dat je in deze variant de scope van het project fixeert, maar dat het budget dan variabel is. Andersom kan ook, het budget is vast, maar dan weten we van te voren niet precies wat er af komt;
  3. Product owners aan klantzijde hebben de neiging om alles wat ze zelf bedenken en wat door hun achterban gedurende het project bedacht wordt, op de takenlijst te zetten. De aard van deze projectmanagement methodiek leidt daartoe: door zaken snel in de praktijk te testen kom je er ook snel achter wat beter kan. Daardoor zijn er steeds meer sprints nodig en kan uiteindelijk onvrede ontstaan over het totaal uitgegeven budget. We moeten dit vooraf duidelijk maken.

De positie van de opdrachtgever
We hebben bepaalde strategische doelen waarvoor de ontwikkeling van een platform noodzakelijk is. We willen de mogelijkheid om tussentijds bij te sturen n.a.v. nieuwe inzichten en het gemaakte moet schaalbaar en toekomstbestendig zijn. We zoeken een partner die hierin gespecialiseerd is en dit als verlengstuk van onze organisatie kan realiseren. We weten nog niet precies wát we gaan kopen, er is voldoende budget maar het is wel heel belangrijk dat hier zorgvuldig mee omgegaan wordt want elke euro kan maar een keer worden uitgegeven.

Waar moet opdrachtgever aan denken?
Voor de opdrachtgever zijn ook een aantal zaken belangrijk:

  1. We moeten zorgen voor een product owner aan onze zijde die ervaring heeft met soortgelijke projecten. Een goede marketeer is niet vanzelfsprekend gekwalificeerd om het klantbelang te vertegenwoordigen in een complex webtraject;
  2. We moeten ons beseffen dat deze persoon aardig wat uren gaat besteden aan dit traject. Door het bureau constant van input te voorzien wordt het eindproduct beter;
  3. We moeten zorgen voor één product owner die alle communicatie met het uitvoerende team verzorgt. Wanneer meerdere interne stakeholders communiceren met het bureau dan wordt de kans op dubbele afspraken en miscommunicatie groter;
  4. We moeten goed bedenken of het noodzakelijk is om direct álles te laten ontwikkelen. Hoe vernieuwender het idee, hoe verstandiger het kan zijn om eerst een aantal belangrijke user stories te laten ontwikkelen om te kijken wat de praktijkervaring is;
  5. Het is voor ons verstandig om een bureau te kiezen waarvan we echt op hun expertise vertrouwen. Een bureau kan namelijk wel €20 per uur goedkoper zijn, maar als ze twee keer zoveel uren nodig hebben om bugs te fizen zijn we uiteindelijk veel slechter af.

Conclusie

Er is geen one-size-fits-all als het gaat over een geschikte prijsafspraak tussen opdrachtgever en webbureau. Door inzicht te verschaffen in de achterliggende overdenkingen en mogelijke risico’s hoop ik dat je in staat bent betere keuzes te maken in de toekomst. Bij een fijne samenwerking is iedereen gebaat.

Contact

Geen irritant salespraatje of hyperactief funnel-management. Gewoon ouderwets een vraag stellen en snel antwoord krijgen.

Je kunt ons ook bellen op 024 8200 231

    • Dit móeten we mededelen:
      Wanneer je op versturen drukt ga je akkoord met ons privacy policy.
    • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.